Inspección de máquinas en papel vs digital: pros y contras

¿Cómo se hacen las inspecciones hoy en día?

Podemos dividir en 4 herramientas, según el grado de sofisticación de la empresa

1. En papel
2. Por Whatsapp o Email
3. Con formularios digitales
4. Con una herramienta dedicada de gestión de flotas

Analicemos ahora cada opción, sus ventajas y desventajas.

1. ¿Todavía haces inspecciones en papel?

Hacer una inspección en papel de maquinaria de minería presenta varias desventajas:

• Es fácil cometer errores: Con el ingreso manual de datos es inevitable tener errores humanos, lo que resulta en datos inconsistentes o duplicados. 
• Ineficiente y con poco control: Organizar y buscar información en papeles es una tarea difícil, por lo que muchas empresas los digitalizan, pero entonces se agrega otro punto donde puede haber errores humanos al digitar. Como no es información en línea, no permite tener una visión consolidada en tiempo real del estado de las máquinas y las desviaciones de lo planificado. En suma, tenemos procesos manuales ineficientes, sin flujos de trabajo claros, y donde ni siquiera nos damos cuenta de las ineficiencias y oportunidades de mejora y optimización de nuestra flota. Por último, compartir esta información con terceros (por ejemplo, como para acreditaciones o informes de mermas y daños) es largo y complicado.
• Riesgos altos de Cumplimiento y Seguridad: Sin trazabilidad en línea y con propensión a errores humanos, unido a un flujo sin control en línea, expone a la empresa a multas y responsabilidades legales al no poder cumplir con normas de seguridad o auditorías.

Realmente esta opción tiene pocas ventajas.

• Costo: podría pensarse que es más barato. Pero el costo final realmente es más caro que las otras opciones: requieres horas de digitalización, que puede ser del mismo inspector o de digitadores de información, costos de insumos de papel, logística de transporte y almacenaje del papel. 
• Compliance legal: al tener el documento en papel, firmado por el inspector, puedo asegurar la trazabilidad de la información. Pero la verdad es que los documentos no son fácilmente accesibles, y por ejemplo, acceder a información cruzada es lento y difícil.

2. ¿Haces inspecciones por Whatsapp o Email?

Como la digitalización de documentos en papel es problemática y la información no se obtiene en línea, muchas empresas comenzaron a pedirle a sus inspectores que envíen las fotos directamente desde su celular usando Whatsapp o Email.

Las ventajas son claras:

• Mayor inmediatez y menos errores: ahora los inspectores pueden enviar evidencia fotográfica de sus hallazgos de forma casi inmediata, sin embargo los reportes aún deben crearse después a mano.  
• Offline: el inspector puede “dejar enviada” una inspección por Whatsapp o Email, que será enviada cuando el smartphone tenga conexión.
• Precio: como se utilizan herramientas existentes no hay costo adicional. Sin embargo, se requiere una persona que luego convierta las fotos y textos enviados por Whatsapp o Email en un documento formal de inspección. Muchas veces es el mismoinspector que realiza esto al terminar su turno. 

Las desventajas son principalmente la falta de control y que los reportes aún no son en línea, sólo el envío de la información con que se crearán. 

• Con formularios digitales

Existen muchas herramientas que permiten crear formularios personalizados, aquí van algunas de las más conocidas

• Jotform
• Google Forms
• DataScope
• Truecontext (antes Prontoforms)

La gran ventaja de estos sistemas es que me permiten crear formularios personalizados para cada tipo de inspección o checklist que necesito realizar. Esta funcionalidad es muy potente. Algunos de estos sistemas incluso tienen plantillas listas para llegar y ocupar. 

La mayoría de estos sistemas cuentan con una App que me permite completar los formularios de modo offline. Google Forms es una notable excepción que no cuenta con App propia. 

En algunos casos los datos se puede rellenar con la información de la empresa, aunque a veces esto requiere un conocimiento técnico más avanzado. Por ejemplo, prellenar el formulario con el listado en línea de máquinas que están en una obra. 

La ventajas son muchas:

• Reportes instantáneos: apenas el inspector completa el reporte, se genera un reporte en PDF que es enviado por correo y además, queda disponible en la plataforma. 

• Offline: casi todos (excepto Google Forms) tienen una App para completar reportes sin internet.

• Precio bajo: Google Forms es gratuito y varios de los otros sistemas tienen un plan gratuito que permite ciertos número de respuestas (Datascope da 60, Jotform da 100). Los planes pagados son baratos, por ejemplo Jotform cobra 34 USD por 1000 respuestas.

• Con una herramienta dedicada de gestión de flotas

GestionaTuMaquina es un sistema especialista en administración de flotas. 

En este sentido, las inspecciones son un módulo totalmente integrado con la información de la flota. 

Gestiona permite realizar inspecciones de tres maneras:

1- Inspecciones Visuales

El sistema promueve la creación de reportes fotográficos rápidos, te permite ir sacando fotos directamente desde el sistema y en orden (conocido como “la vuelta del perro”). Cada foto es calificada como Aprobado, Aprobado con reparos y Rechazado. Así el inspector puede rápidamente categorizar los posibles daños de la máquina y calificar su estado general. 

Además, es posible realizar la inspección por varios inspectores. 

Una vez terminado, se genera automáticamente un reporte que se almacena en el sistema y que el inspector lo puede descargar de inmediato. 

2- Reportes Salida  / Entrada (reporte de mermas y daños)

Es un tipo de inspección diseñado especialmente para crear reportes de mermas y daños. 

En el sistema puedes registrar un reporte de inicio, que es cuando la máquina salió a trabajar. Y luego puedes tomar ese reporte como base para crear la inspección de regreso. De hecho, el sistema te muestra la foto del “antes” previo a sacra la foto actual, así puedes sacar la foto en el mismo ángulo.

3- Integración de formularios digitales

Muchas empresas ya están ocupando formularios digitales como Jotform. Para facilitarles la operación, Gestiona permite integrar esos formularios. La integración incluso hace que sea más eficiente ocupar el formulario. Con el QR de Gestiona pegado en la cabina de la máquina, el inspector puede ir directamente al formulario con la máquina preseleccionada. Es decir, ya no necesita buscar cuál es la máquina. 

La salida del formulario queda automáticamente registrada en Gestiona y asociada a la máquina. 

El día a dia de un inspector con Gestiona

Imaginemos este caso, la empresa RENTAL quiere dar una máquina en arriendo a la empresa CONTRATISTA

1. El RENTAL necesita realizar una inspección de la máquina antes de entregarla a CONTRATISTA. Uno de sus inspectores escanea el QR y comienza una inspección visual. 

• La inspección visual queda registrada en Gestiona

Además, decide registrar un checklist específico para esa máquina desde el QR

• El formulario digital queda registrado también en Gestiona. 

2. Si en el uso de la máquina ocurre un problema, El CONTRATISTA puede reportar FALLAS directamente desde el QR. El reporte incluye fotos, geolocalización y una clasificación del problema. Además, queda inmediatamente registrada en el sistema de Gestiona, desde donde es posible asignar una reparación.

• La falla queda registrada en Gestiona

3- El mecánico del RENTAL que asiste en la faena a realizar la mantención puede registrarla  directamente en el QR en la opción CREAR OT. Esta opción incluye fotos, geolocalización y una clasificación de lo realizado. 

• La mantención queda registrada en Gestiona

4- Cuando la máquina termina el proyecto y vuelve al RENTAL, el inspector puede realizar una inspección de regreso. 

• La inspección visual queda registrada en Gestiona

5- Con la inspección de salida y la de regreso, es posible hacer fácilmente un informe de mermas y daños. De este modo, el RENTAL puede acelerar el proceso de cobro al CONTRATISTA.